Uitvaartvereniging Memento Mori Britsum
Uitnodiging Algemene ledenvergadering
dinsdag 23 april 2024 om 20.00 uur in Britsenburgh.
Agenda
1. Opening.
2. Mededelingen / vaststellen agenda / ingekomen stukken.
3. Vaststellen notulen vergadering d.d. 16 oktober 2023.
4. Jaarverslag 2023.
5. Financieel verslag 2023.
6. Verslag kascommissie dhr. J. Tjepkema en dhr. W. vd Veen.
7. Benoeming nieuw lid kascommissie.
8. Vaststellen contributie en ledenkorting.
9. Vaststellen nieuw huishoudelijk reglement. Zie concept huishoudelijk reglement onder deze agenda
10. Bestuurszaken.
11. Bespiegeling en vooruitzichten van de vereniging.
12. Rondvraag.
13. Sluiting.
Secretariaat: Klaas Hoekstra
Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.
Uitvaartvereniging Memento Mori Concept Huishoudelijk reglement
Artikel 1.
De jaarlijkse bijdrage van de leden wordt op voorstel van het bestuur vastgesteld door de ALV (algemene ledenvergadering). In geval van betalingsonmacht kan het bestuur anders beslissen.
Artikel 2.
De betaling van de bijdrage vindt plaats op basis van een door het bestuur vast te stellen systeem. Degene, die in de eerste helft van het verenigingsjaar als lid toetreedt, betaalt over het volledig jaar de bijdrage. Bij toetreding gedurende de tweede helft van het jaar, is de helft van de bijdrage verschuldigd.
Artikel 3.
Personen die lid wensen te worden, betalen eveneens een door het bestuur vast te stellen entreegeld.
Artikel 4.
Ter nastreving van het in de statuten omschreven doel wordt bij overlijden van leden door de vereniging, desgewenst en in overleg met de nabestaanden, onder meer het volgende geregeld:
a. Het verzorgen van de kist van de overledene.
b. Het doen van aangifte van overlijden bij de ambtenaar van de Burgerlijke Stand.
c. Het overbrengen van de overledene van sterfhuis naar aula en het overbrengen van aula of andere plaats waarvandaan de uitvaart plaatsvindt naar begraafplaats of crematorium.
d. Het begeleiden van de condoleantie en verzorging van de uitvaart.
e. Het graf delven en grafrechten tot maximaal ……………………………………jaar.
f. Het bestellen van een grafkist.
g. Het beschikbaar stellen van door het bestuur dienstig geacht materiaal.
h. Het beschikbaar stellen van personeel.
i. Het verlenen van korting op de hierboven niet uitputtend benoemde uitvaartkosten dan wel het niet in rekening brengen van bepaalde diensten zoals dit van geval tot geval of van jaar tot jaar door het bestuur zal worden bepaald.
j. De hierboven vermelde verzorging geldt eveneens voor doodgeborenen.
k. Het bestuur is bevoegd wijzigingen in de in dit artikel genoemde voorzieningen aan te brengen.
l. De leden kunnen in alle gevallen kiezen tussen een begrafenis of crematieverzorging.
Artikel 5.
a. Verstrekt de vereniging in het geheel geen diensten dan betaalt de vereniging in principe geen vergoeding. Van deze bepaling kan evenwel worden afgeweken indien het overleden lid te ver van het werkgebied woonachtig was en het bestuur dientengevolge uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven voor het verrichten van diensten door derden.
b. Indien om welke reden dan ook geen gebruik wordt gemaakt van een of meerdere diensten van de vereniging, en daarvoor door het bestuur uitdrukkelijk toestemming is gegeven, kan de vereniging een vergoeding betalen voor de in de plaats van de diensten der vereniging genoten diensten in verband met de uitvaart, evenwel slechts indien de nota’s van de betreffende diensten worden overlegd. De vergoeding zal niet hoger zijn dan het bedrag dat deze diensten aan kosten voor de vereniging zouden hebben meegebracht en zal het bedrag als bedoeld in artikel 4 lid i derhalve niet kunnen overtreffen.
c. Het uitvoeren van een uitvaart van een overleden lid, niet wonend in het werkgebied van de vereniging, kan door de vereniging toch worden verzorgd, dit ter beoordeling van het bestuur en tegen betaling van eventueel extra te maken kosten.
d. Met instemming van het bestuur kan door of ten behoeve van niet-leden van de diensten van de vereniging gebruik worden gemaakt tegen een door het bestuur vast te stellen kostprijs.
e. Voor het bestuur of de vereniging bestemde stukken moeten door de leden bij de secretaris worden ingediend of aan hem of haar worden toegezonden. De leden zijn verder verplicht adreswijzigingen en wijzigingen in de gezinssamenstelling onverwijld aan de secretaris door te geven. Van een overlijden moet door de nabestaanden aan de aangewezen uitvaartleider(s) kennis worden gegeven en indien deze uitvaartleider niet is benoemd aan de secretaris.
Artikel 6.
a. De voorzitter leidt de vergadering van het bestuur en de Algemene Vergadering.
b. De voorzitter tekent met de secretaris de officiële stukken. Bij ontstentenis van één van hen worden zij respectievelijk vervangen door de vicevoorzitter en de penningmeester en bij hun ontstentenis door een door het bestuur uitdrukkelijk aangewezen bestuurslid.
c. De secretaris is belast met het opmaken van de notulen van de bestuurs- en de Algemene Vergadering en het voeren van correspondentie namens de vereniging. Hij houdt afschriften van uitgaande stukken en bewaart de ingekomen stukken en zorgt voor een goede archivering. Tevens verzorgt hij de tijdige oproeping voor bestuurs- en Algemene Vergaderingen onder vermelding van de agenda.
d. De penningmeester is belast met het beheer van de geldmiddelen en draagt zorg voor de inning van de bijdragen en eventuele andere bijdragen en maakt ieder jaar een financieel verslag op. Bij zijn ontstentenis wordt hij vervangen door de secretaris.
e. Bestuursleden kunnen een door de algemene vergadering te bepalen vergoeding worden toegekend voor hun diensten, alsmede worden hen noodzakelijke reis- en verblijfskosten vergoed.
f. Bij aankopen stelt het bestuur het belang van de vereniging voorop. In situaties die van belang zijn voor de vereniging, handelt het bestuur niet op basis van onze persoonlijke voorkeur maar op basis van wat goed is voor de vereniging.
g. Het bestuur handelt integer en transparant. Dit betekent: oog hebben voor het verenigingsbelang en inzicht willen geven in beslissingen. Het bestuur zal de belangrijkste beslissingen publiceren op een wijze dat de leden kunnen zien hoe en welke besluiten zijn genomen.
h. Er is een goede regeling voor de verenigingsfinanciën. Het bestuur gaat bewust om met uitgaven van het verenigingsgeld en zal dat zoveel mogelijk gebruiken voor het bereiken van de afgesproken doelen.
i. Het bestuur laat de leden op tijd de financiële verantwoording zien zodat zij er hun oordeel over kunnen geven.
j. Het bestuur stelt een kascommissie aan vanuit de ledenkring die jaarlijks de boekhouding controleert en verslag uitbrengt aan de leden.
k. Het bestuur hanteert het vier-ogen-principe bij uitgaven boven een bepaald bedrag. Dat betekent dat er altijd twee bestuursleden akkoord moeten zijn met overboekingen. Verder heeft niet alleen de penningmeester, maar tenminste één ander bestuurslid ook altijd inzicht in de actuele financiële stand van zaken.
l. Bij uitgaven boven € 750,00 vragen wij minimaal 2 offertes aan bij verschillende leveranciers. We bespreken de offertes met het bestuur en leggen de besluitvorming over de keuze vast in de notulen. Bij dergelijke opdrachten aan leveranciers is er altijd een schriftelijke opdrachtbevestiging, zodat achteraf altijd duidelijkheid is wat is afgesproken.
m. Het bestuur gaat zorgvuldig om met investeringen: De juiste procedures worden gevolgd, in het bijzonder bij grote, risicovolle uitgaven. Bij de besluitvorming dient er een gedegen onderbouwing van de noodzaak van de uitgaven te zijn, net als een risicoanalyse, een deugdelijke (meerjaren-) begroting en reserveringen voor toekomstige uitgaven. (Eens per drie jaar worden de reserves door de actuaris gecontroleerd, c.q. berekend).
n. Het bestuur streeft actief naar het tegengaan van fraude en onenigheid. Het bestuur belegt geregeld bestuursbijeenkomsten, stelt daarbij een agenda op en notuleert de belangrijkste genomen besluiten. Het bestuur legt vast wie bij de bestuursvergaderingen aan- en afwezig zijn. Afspraken worden helder en eenduidig geformuleerd. De verslagen worden bewaard en op verzoek inzichtelijk gemaakt aan de leden.
o. Bovenstaande afspraken zullen regelmatig gecontroleerd en geëvalueerd worden op actualiteit en relevantie, (tenminste een keer per jaar).
Artikel 7. Aansprakelijkheid
a. Alle huidige bestuursleden zijn goed geïnformeerd over de aansprakelijkheid die kan optreden als gevolg van hun positie als bestuurslid van de vereniging.
b. bestuurders handelen als volgt:
- Bestuursleden handelen conform de wet, statuten en eventuele bestuursreglementen.
- Bestuursleden bespreken jaarlijks met de leden de financiële toestand van de vereniging.
- Het bestuur voorkomt dat er sprake is van tegenstrijdig belang(en)
- Het bestuur voldoet aan de administratieplichten.
- Het bestuur gaat geen overeenkomsten aan die de vereniging niet kan nakomen.
- Het bestuur doet geen betalingstoezeggingen en meldt betaalproblemen tijdig aan de belastingdienst als de vereniging in zwaar weer verkeert en afstevent op een faillissement.
- Het bestuur zorgt ervoor dat de vereniging voldoet aan relevante wetten, zoals de AVG en WBTR
- Wij zorgen ervoor dat nieuwe bestuursleden goed worden geïnformeerd over de financiële toestand van de vereniging, de andere bestuursleden en de bevoegdheden die zij hebben, de (onderlinge) werkafspraken en de verplichtingen die het bestuur heeft op basis van de statuten of reglementen.
- Voor aftredende bestuursleden regelt het bestuur de volgende zaken: Het neerleggen van de bestuursfunctie wordt duidelijk vastgelegd, de uitschrijving bij de Kamer van Koophandel, decharge van de bestuurstaken door de ledenvergadering van de vereniging.
c. Ten aanzien van bovenstaande heeft het bestuur afgesproken deze afspraken regelmatig te controleren op actualiteit (tenminste een keer per jaar), en om met nieuwe bestuursleden te evalueren na 3 tot 6 maanden na toetreding tot het bestuur.
Artikel 8. Tegenstrijdig belang:
a. Een bestuurslid meldt een (potentieel) tegenstrijdig belang direct bij de overige bestuursleden. Het bestuurslid deelt alle relevante informatie over het (potentieel) tegenstrijdig belang.
b. Tijdens iedere bestuursvergadering wordt bij aanvang gevraagd of er ten aanzien van één van de agendapunten sprake is van een tegenstrijdig belang. Dat wordt schriftelijk vastgelegd in het vergaderverslag, samen met een vermelding hoe het bestuur hiermee is omgegaan. Bij een tegenstrijdig belang zal het bestuurslid niet deelnemen aan de overleggen en besluitvorming bij het onderwerp waar sprake is van het (potentieel) tegenstrijdig belang.
c. Bij een tegenstrijdig belang van het gehele bestuur wordt de beslissing doorverwezen naar de Algemene Ledenvergadering.
Artikel 9: Afwezigheid bestuursleden
a. Als sprake is van (tijdelijke) afwezigheid van een bestuurder, dient het betreffende bestuurslid dit direct te melden bij de overige bestuursleden.
b. Bij belet en ontstentenis van één bestuurder (niet zijnde de enige bestuurder) of meerdere bestuurders zijn de overige bestuurders belast met het bestuur van de organisatie of worden één of meerdere personen (te benoemen in de algemene vergadering) met het ‘medebestuur’ belast naast de overgebleven bestuurder.
c. Bij belet en ontstentenis van alle bestuurders is de ALV bevoegd om één of meerdere personen aan te wijzen om tijdelijk in het bestuur van de organisatie te voorzien.
d. Als het aantal bestuursleden onvoldoende is om een besluit te nemen zal een stemming plaatsvinden in de Algemene Ledenvergadering.
Artikel 10.
In bijzondere gevallen, waarin dit reglement niet rechtstreeks voorziet, beslist het bestuur.
Artikel 11.
Dit reglement treedt in werking op de dag volgende op die waarop het door de Algemene Vergadering is vastgesteld.